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    Etes-vous prêt à gérer une enquête interne si un incident se produit ?

    Vous avez mis en place un dispositif d'alerte interne, mais vous ne savez pas quoi faire si vous recevez un signalement ? Voici les principales étapes pour mener une enquête interne et traiter avec succès ces alertes.

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    Si votre entreprise a mis en place un dispositif de recueil et de gestion des alertes permettant aux employés de signaler un comportement contraire au code de conduite de l’entreprise, vous êtes sur la bonne voie et vous respectez la loi Sapin 2. Mais avez-vous déjà mis en place une procédure pour gérer ce signalement ? Les petites entreprises, en particulier, n'ont pas beaucoup d'expérience dans ce domaine. C'est pourquoi nous vous expliquons les principales étapes d'une enquête interne.

    EQS-Blog_Internal-Investigation-EvidenceLa partie principale de l'enquête consiste en l'évaluation des documents ainsi qu'en des entretiens avec les employés et d'éventuelles questions supplémentaires au lanceur d'alerte.

    Enquêtes internes : traitement en 4 étapes

    1. Séparer le bon grain de l'ivraie

    Tout d'abord, vous devez identifier les signalements qui ne sont pas conformes, voire même calomnieux. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de mener une enquête. Néanmoins, il est important de faire un retour au lanceur d'alerte et, le cas échéant, d'imposer des sanctions en cas de signalement abusif qui viole clairement les directives internes.

    CTA Protection des lanceurs d’alerte dans toute l'UE

    2. Contacter le lanceur d'alerte

    Communiquez avec le lanceur d'alerte le plus tôt possible. Dans le cas contraire, la confiance envers le système et sa crédibilité seront ébranlées. Idéalement, il faudrait élaborer un modèle de réponse préparé à l'avance afin de pouvoir réagir rapidement si nécessaire. Demandez au lanceur d'alerte de fournir des renseignements plus détaillés si le rapport ne contient pas de motifs suffisants pour soupçonner un comportement contraire au code de conduite de l’entreprise. Les plateformes d'alerte, en particulier digitales, simplifient la communication avec le lanceur d'alerte grâce à une boîte e-mail intégrée et sécurisée.

    EQS-Blog_Internal-Investigation-InterviewIdéalement, tous les documents pertinents et les résultats de l'enquête doivent être conservés dans le système sécurisé de gestion des cas de la plateforme d'alerte.

    3. Aller au fond des choses

    Des enquêtes internes devraient être menées s'il y a suffisamment de preuves pour soupçonner qu'il y a eu violation de la conformité. La partie principale de l'enquête consiste en l'évaluation des documents (y compris les preuves provenant du lanceur d'alerte) ainsi qu'en des entretiens avec les employés et d'éventuelles questions supplémentaires au lanceur d'alerte. Dans ce cadre, vous devez vous conformer aux exigences en matière de droit du travail et de protection des données. Idéalement, tous les documents pertinents et les résultats de l'enquête doivent être conservés dans le système sécurisé de gestion des cas de la plateforme d'alerte.

    4. Prendre des mesures correctives

    Une fois les enquêtes terminées, vous devez faire la synthèse des résultats, y compris les mesures correctives, et les transmettre à la direction. Les sanctions doivent être communiquées de manière transparente au sein de l'organisation. Clôturez l'incident dans le gestionnaire de dossiers et anonymisez les données personnelles si nécessaire. À des fins d'établissement de rapports et d'archivage, tous les dossiers doivent rester dans le système.

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    Les plateformes d'alerte, en particulier digitales, simplifient la communication avec le lanceur d'alerte grâce à une boîte e-mail intégrée et sécurisée.

    En résumé :

    • Quand vous mettez en place un système d'alerte, réfléchissez soigneusement à la marche à suivre si un incident de conformité est signalé.
    • Optez pour un système qui vous permet de traiter les cas d'une manière bien structurée et de communiquer en toute sécurité avec le lanceur d'alerte.
    • En cas d'incident, réagissez rapidement et suivez les étapes décrites.

    Une plateforme digitale d'alertes professionnelles vous assiste dans la gestion des processus de vos cas d'alerte. Nous aimerions vous présenter les avantages de notre EQS Integrity Line

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    Released:
    January 21, 2019
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    Updated:
    January 21, 2019