De plus en plus d’entreprises mettent en place des mécanismes permettant d’identifier rapidement les manquements aux codes de conduite. Cela permet non seulement aux employés mais aussi aux partenaires externes (tels que les fournisseurs, les clients ou le grand public) la possibilité de signaler, de façon confidentielle, toute pratique non éthique ou illégale au sein de l’entreprise.

Notamment les systèmes digitaux d’alertes professionnelles sont en progression. Nous répondons aux questions essentielles à ce sujet :

1. Globalement, quels sont les avantages d’une plateforme d’alertes professionnelles ?

Un dispositif d’alertes professionnelles est reconnu comme étant un système de prévention en permettant l’identification et la lutte des abus. Ils constituent ainsi la base d’une gestion de risque efficace. Les lanceurs d’alertes s’adressent tout d’abord à une instance interne, ainsi les signalements parviennent plus rarement à des organismes extérieurs et les préjudices en termes de réputation qui en découlent peuvent être éviter.

Les signalements des collaborateurs sont le meilleur moyen de détecter des manquements à la conformité. L’expérience démontre que les entreprises et les organisations perdent de l’ordre de 7% de leur chiffre d’affaires annuel du fait d’infractions. Les signalements permettent toutefois de démasquer un certain nombre de ces abus. L’étude que nous avons réalisé en Suisse en coopération avec l’HTW Chur le confirme : plus de la moitié des signalements effectués par l’intermédiaire d’un système d’alertes professionnelles révélait des dérives et des mauvaises conduites à l’encontre de la conformité.

2. Avons-nous besoin d‘un système digital d’alertes professionnelles ?

Les exigences relatives à la mise en place d’un système d’alertes professionnelles au sein des entreprises se sont accrues rapidement ces dernières années à travers le monde. Aux États-Unis, il est déjà obligatoire pour les sociétés cotées américaines de se doter d’un dispositif interne d’alertes permettant des signalements confidentiels et anonymes. En Europe, il n’y a pas de solution commune; toutefois, les législations nationales sollicitent de plus en plus la mise en place de systèmes d’alertes professionnelles. Il n’est pas rare que les entreprises s’exposent à de lourdes amendes si, par exemple, un cas de corruption est constaté et qu’il peut être reproché à l’entreprise de ne pas avoir pris toutes les mesures nécessaires et raisonnables pour prévenir de tels faits.

Bien qu’un dispositif de signalement ne soit pas encore obligatoire dans tous les pays, il présente déjà un caractère exemplaire. De tels systèmes renforcent la confiance des employés et des partenaires (tels que les fournisseurs, les clients ou le grand public) dans l’entreprise, ils contribuent de manière significative à la protection de la réputation de l’entreprise et réduisent les risques entrepreneuriaux.

3. Un service téléphonique est-il suffisant ?

Les services téléphoniques et les organes de médiation n’assurent pas un anonymat total. C’est une condition importante pour de nombreux lanceurs d‘alertes et une possibilité de signalement anonyme et digitale devrait donc être également mise à disposition. En règle générale, les points de contact existants, tels que les services téléphoniques et les organes de médiation, peuvent être intégrés facilement à un système professionnel et digital d’alertes professionnelles. Notre logiciel EQS INTEGRITY LINE, par exemple, offre une telle possibilité.

Une interface numérique offre un moyen facile et sécurisé de prise de contact anonyme ainsi que de communication entre le lanceur d’alertes et l’entreprise. Une plateforme en ligne d’alertes professionnelles est également un excellent outil de gestion de données permettant d’établir des statistiques à partir de données les plus variées, par exemple, sur les pays dans lequel le plus d’incidents sont signalés ou sur le type de délits survenant le plus souvent.

4. Un tel système est couteux et n’apporte rien ?

Des évaluations effectuées en Suisses concluent qu’une entreprise perd en moyenne 7% de son chiffre d’affaire en raison de délits économiques tels que des fraudes, des détournements et des faits de corruption. Sur un chiffre d’affaire de 100 millions d’euros, cela représente une perte de 7 millions d’euro par an.

Si même seulement dix pourcents de ces délits peuvent être détectés et évités, une économie de 700.000 euros peut être réalisée chaque année. Le coût d’un système interne de signalement ne représente qu’une fraction de cette somme. L’abonnement à un tel système de signalement est ainsi rentabilisé.

5. Allons-nous être submergé de signalements ?

En aucun cas : notre expérience montre qu’avec un système d’alertes interne le nombre de signalements sont, en moyenne annuelle, de l’ordre de 8 pour 1.000 employés. Prenons une société de 5.000 employés, celle-ci peut s’attendre à environ 40 signalements par an, soit environ trois à quatre par mois.

C’est aussi paradoxal : idéalement, en tant qu’entreprise, vous ne recevrez aucune notification. Car cela signifierait que tout va bien pour vous. Dans le même temps, vous devriez tout faire pour que les signalements puissent vous atteindre : créer une culture appropriée, offrir des moyens raisonnables dans toutes les langues concernées, et informer suffisamment sur ces moyens. S’il n’y a toujours pas de signalements, vous avez tout fait correctement.

6. Devons-nous autoriser les signalements anonymes ?

Absolument ! L’inconvénient des signalements anonymes réside généralement dans l’impossibilité d’établir une communication confidentielle entre le lanceur d’alertes et l’entreprise. Il est difficile d’éclaircir complétements les faits, en particulier lorsqu’il manque des informations essentielles que seule la personne ayant fait le signalement détient. De plus, de nombreux lanceurs d’alertes tiennent particulièrement à une protection élevée que permet l’anonymat. Vous devriez autoriser les signalements anonymes. Ici aussi il y a des solutions qui permettent un dialogue malgré l’anonymat.

Lors du choix d’un dispositif d’alertes professionnelles, il est particulièrement important de s’assurer qu’une possibilité de communication existe, même en cas d’anonymat, entre le lanceur d’alertes et l’entreprise. Cela permet de convenir au plus grand nombre de lanceurs d’alertes potentiels.


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