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    4 conseils pour une gestion sans stress des politiques internes

    Développer et communiquer des politiques et des procédures internes doivent permettre aux entreprises de minimiser les risques sans pour autant être source de stress. Nous allons partager avec vous les éléments clés d’une gestion réussie de vos politiques et procédures internes.

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    Chaque entreprise applique une grande variété de politiques, qu’il s’agisse de directives HSE ou de politiques de protection des données par exemple. Il arrive que ces politiques ne soient pas suffisamment actualisées ou qu’elles ne soient pas lues par l’ensemble des salariés. Pourtant, elles permettent de minimiser significativement les risques de non-conformité des entreprises.

    A chaque nouvelle règlementation, le risque de non-conformité augmente dans les entreprises

    Toutes les entreprises souhaitent minimiser les risques afin de préserver leur réputation et éviter tout préjudice financier. Cependant, le nombre de législations et de règlementations applicables ne cesse d’augmenter. Pour s’y conformer et communiquer sur les exigences juridiques propres aux salariés, de nombreuses entreprises ont recours à des politiques définissant les comportements à adopter sur le lieu de travail. Si une entreprise parvient à sensibiliser ses salariés aux politiques internes tout en s’assurant de la bonne compréhension de celles-ci, elle réduira les risques qui engagent sa responsabilité.

    EQS-Blog_Policies-in-companiesLes entreprises doivent sensibiliser ses salariés aux politiques internes tout en s’assurant de la bonne compréhension.

    Ce qui peut paraître simple au début devient rapidement un problème pour de nombreuses entreprises : le nombre croissant de règlementations fait augmenter le nombre de politiques internes et il devient de plus en plus difficile de conserver une vue d'ensemble. Sans système centralisé de gestion des politiques et des flux de travail associés (approbation, mise à jour, gestion des versions, etc.), des politiques obsolètes, incohérentes ou non certifiées finissent par se trouver en circulation. Souvent, une mauvaise communication au sujet des politiques a pour résultat qu’elles ne soient pas lues par l’ensemble des salariés et que peu de personnes en comprennent le contenu.

    Le « cycle de vie des politiques » permet de minimiser les risques

    Pour une application effective des mesures de mise en conformité et la diminution des risques, il est crucial d’adopter une démarche uniforme de gestion des politiques et procédures internes. Les points suivants vous expliquent les étapes clés de la mise en place d'une gestion des politiques structurée, basée sur le « cycle de vie des politiques ».

    EQS Blog_Cycle de vie de politiquesCycle de vie des politiques

    1. Créer des modèles uniformes

    Premièrement, il est essentiel de créer des modèles uniformes pour vos politiques en définissant un style d'écriture, un plan général et une structure commune à toutes les politiques. Il est également conseillé de reprendre toutes les politiques existantes en utilisant ces nouveaux modèles. Déterminez quelles politiques sont déjà en circulation dans votre entreprise et attribuez-leur des notes en fonction de leur pertinence et de leur actualisation.

    Lors de l'élaboration de nouvelles politiques, essayez d'inclure des sources d’information internes et externes. Assurez-vous que les politiques soient conformes aux directives et aux normes industrielles. Il est également conseillé de prendre en compte les commentaires de vos salariés.

    2. Examiner et approuver

    Assurez-vous que chaque politique soit soigneusement examinée avant d’être publiée. Le contenu doit à la fois être précis et compréhensible par les salariés. Les commentaires ou changements effectués par chaque personne impliquée dans le processus d'élaboration doivent être documentés. Une fois qu'une politique est finalisée, elle doit être approuvée par la direction.

    3. Communiquer

    Diffusez la politique aux salariés concernés et assurez-vous que tous les nouveaux salariés la reçoivent également dès leur prise de poste. L’étape suivante consiste à demander à chaque salarié de lire la politique et de certifier par écrit qu'il l'a lue et qu’il a compris son contenu. En cas d’oubli ou de non certification par le salarié, il doit recevoir des rappels ou des documents de formation supplémentaires.

    4. Entretenir et actualiser

    La gestion des politiques est un processus continu. C’est pourquoi nous vous recommandons d’évaluer régulièrement l'efficacité de chaque politique et de vérifier qu’elle demeure d'actualité. Si une mise à jour est nécessaire, la politique doit à nouveau passer par toutes les étapes du cycle de vie d'une politique.

    Conclusion

    Adaptez ce processus en fonction de votre propre organisation et assurez-vous que chaque politique soit écrite et mise-à-jour conformément au cycle de vie des politiques. Ainsi, vous influencerez positivement le comportement de vos salariés sur le lieu de travail et réduirez les risques sur le long terme.


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    Released:
    March 14, 2019
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    Updated:
    March 14, 2019