Zusammen mit der Hochschule für Technik und Wirtschaft HTW Chur haben wir die erste umfassende wissenschaftliche Studie zum Einsatz von Hinweisgebersystemen in Schweizer Unternehmen erarbeitet*. Dazu wurden 364 national und international agierende Unternehmen befragt. Diese Daten geben Auskunft über die Verbreitung, die technische und organisatorische Ausgestaltung sowie Wirksamkeit von Whistleblowing-Meldestellen geben.

Ergebnisse der Studie

1. Meldestellen und anonyme Meldemöglichkeiten sind Standard in Großunternehmen

Anlaufstellen für Whistleblower gehören bei Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitern zu einem festen Bestandteil der Risikoprävention. Über 70 Prozent der Unternehmen in diesem Größensegment setzen bereits auf unternehmensinterne oder -externe Meldestellen. In mehr als der Hälfte der Großunternehmen ist darüber hinaus eine anonyme Einreichung von Hinweisen möglich.

Bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) gehören Meldestellen aktuell noch zur Ausnahme: nur 10 Prozent haben bisher Hinweisgebersysteme etabliert. Stattdessen setzt mehr als die Hälfte der befragten KMUs auf klare Signale der Unternehmensleitung, die Mitarbeiter darüber informieren, dass unethisches und illegales Verhalten nicht akzeptiert wird.

2. Hinweisgebersysteme sind ein wirksames Instrument zur Bekämpfung von Compliance-Verstößen

Meldungen, die über interne oder externe Hinweisgebersysteme übermittelt werden, tragen erheblich zur Aufklärung illegaler und unethischer Verhaltensweisen bei. Der Whistleblowing Report 2018 zeigt, dass jede zweite Meldung, die im vergangenen Jahr bei den Unternehmen eingegangen ist, relevante und aussagekräftige Informationen zu Compliance-Missständen enthielt. Ein frühzeitiger Wissensstand über Fehlverhalten und Compliance-Verstöße hilft Unternehmen wiederum, diese zu beheben, bevor sie an die Öffentlichkeit gelangen. Dadurch sind Hinweisgebersysteme ein wichtiges Mittel zum Schutz der mühsam erarbeiten Unternehmensreputation.

3. Die Zahl von Meldungen ist überschaubar

Der Whistleblowing Report 2018 zeigt, dass Unternehmen keine Angst vor einer Flut an Meldungen haben müssen. Im Durchschnitt erhielten die Befragten kleinerer und mittlerer Unternehmen weniger als eine Meldung pro Jahr. Klar ist jedoch auch, dass mit steigender Mitarbeitergröße auch die Anzahl potenzieller Meldungen nach oben geht. So erhalten Unternehmen mit über 249 Mitarbeiter durchschnittlich 54 Meldungen pro Jahr.

Die Menge an Meldungen ist jedoch nicht nur von der Unternehmensgröße, sondern auch von einer Vielzahl anderer Faktoren abhängig: So kann beispielsweise eine Offenheit des Hinweisgebersystems für Anspruchsgruppen außerhalb des Unternehmens (wie z.B. Lieferanten, Kunden oder die breite Öffentlichkeit) die Häufigkeit von Meldungen beeinflussen. Außerdem spielt die Art des angebotenen Meldekanals eine erhebliche Rolle. Meldesysteme wie Apps, Hotlines oder webbasierte Hinweisgebersysteme (zum Beispiel unsere EQS INTEGRITY LINE) fördern das Vertrauen der Meldenden in den Kontaktweg und vereinfachen gleichzeitig die Kontaktaufnahme. Potentielle Hinweisgeber melden Compliance-Verstöße deshalb lieber über diese Meldewege als über persönliche Besuche, Briefe/Mails oder Telefonanrufe.

4. Anonymität erhöht Gefahr von Missbrauch nicht

Aus Sorge vor Missbrauch schrecken viele Unternehmen vor der Einführung anonymer Meldewege zurück. Die Ergebnisse der Studie zeigen jedoch, dass die Zahl missbräuchlicher Meldungen mit der Möglichkeit der anonymer Kontaktaufnahme nicht ansteigt. Gerade einmal drei Prozent der Hinweise lassen auf absichtliche Falschmeldungen schließen. Viel mehr zeigt die Studie, dass die Existenz eines webbasierten Meldesystems mit anonymisierten Kontaktwegen, Whistleblowern die Angst vor Repressalien nimmt, wodurch die Anzahl relevanter Hinweise ansteigt.

Erkenntnisse aus dem Whistleblowing Report 2018 nutzen

Anhand der Studie lassen sich einige wichtige Handlungsempfehlungen für die Einführung von Meldesystemen ableiten:

  • Unterschiedliche und spezialisierte Kanäle anbieten: Je mehr Möglichkeiten der unkomplizierten Kontaktaufnahme (bspw. Hotlines, Apps und webbasierte Meldesysteme) angeboten werden, desto größer ist die Zahl relevanter Meldungen.
  • Viele Anspruchsgruppen miteinbeziehen: Bieten Sie auch Anspruchsgruppen außerhalb des Unternehmens (z.B. Kunden, Lieferanten oder Aktionären) die Möglichkeit Compliance-Verstöße zu melden.
  • Anonymität bieten: Wer potentiellen Whistleblowern durch Anonymität vor Sanktionen schützt, schafft Vertrauen und kann mit einem Anstieg relevanter Meldungen rechnen.
  • Nutzen von vermeintlich irrelevanten Meldungen erkennen: Auch Hinweise, die keinen direkten Compliance-Bezug haben, können dazu beitragen, die Organisation des Unternehmens zu verbessern.
  • Kommunikation rund um Hinweisgebersysteme: Berichten Sie über die erfolgreiche Aufdeckung und Behebung von Missständen. So zeigen Sie, dass Sie die Meldungen Ihrer Hinweisgeber ernst nehmen und schaffen so Vertrauen. Gleichzeitig kann die Kommunikation der Risikobekämpfung andere Mitarbeiter von unethischem und illegalem Verhalten abhalten.
  • Meldestelle in Compliance-Maßnahmen einbetten: Betrachten Sie das Hinweisgebersystem nicht als isolierte Maßnahme, sondern als Teil eines umfassenden Compliance-Programms.

Sie wollen mehr erfahren? Lesen Sie hier den Whistleblowing Report 2018.

 

*Durchgeführt durch die Integrity Line GmbH. Seit 2018 Teil der EQS Group.