Wenn IR-Events wie Analystenveranstaltungen oder Capital Market Days anstehen, sind IR-Teams mit einer Reihe organisatorischer Aufgaben konfrontiert. Neben der inhaltlichen Vorbereitung und der Planung der Vorort-Veranstaltung, muss auch die technische Infrastruktur koordiniert werden. Denn eine digitale Teilnahme an solchen Veranstaltungen mittels Webcasts ist mittlerweile „state-of-the-art“. Webcasts sind ein effektiver Weg um Stakeholder auf der ganzen Welt die Teilnahme zu ermöglichen und somit eine größere Zielgruppe zu erreichen.

Welche Technologie bietet sich für IR-Events an?

Die Wahl der richtigen Technologie spielt eine wichtige Rolle im Rahmen der Veranstaltung. Nichts kann frustrierender für Investoren (und das Management) sein als Zugriffsprobleme, technische Störungen oder abgebrochene Audio-Verbindungen.

Zunächst sollten Sie entscheiden, ob Sie ein Audio Webcast- oder Video Webcast-Format für Ihr Event bevorzugen. Egal wie Sie sich entscheiden, beide Formate sollten die Präsentationsfolien synchron zum Vortrag abbilden können, sodass Ihre virtuellen Teilnehmer der Präsentation einfach folgen können. Natürlich bietet ein Video Webcast zusätzlichen Mehrwert, da Teilnehmer auch die Sprecher sehen können. Wählen Sie in diesem Fall aber einen Dienstleister, der ein Video-Streaming in hoher Qualität und entsprechende Serverkapazitäten bietet, und bestenfalls auch die Produktion vor Ort übernimmt. Wenn Sie sich für ein Audio Webcast-Format entscheiden, so arbeiten Sie mit Technologiepartners, die eine hohe Audioqualität und Zuverlässigkeit bieten.

Kommunizieren Sie im Vorfeld Ihrer Veranstaltung klar, wie Teilnehmer an einer begleitenden Telefonkonferenz teilnehmen können. Überlegen Sie zudem, ob eine Zugangseinschränkung zur Veranstaltung, zum Beispiel über Passwörter, eingerichtet werden soll.

Erfahrungsgemäß werden viele Teilnehmer aus Netzwerken mit umfangreichen Firewalls (z.B. bei Banken) auf die Veranstaltung zugreifen wollen. Stellen Sie sicher, dass ein Zugriff ohne zusätzliche Software-Installationen oder weitere Barrieren möglich ist. Der Einsatz von HTML5-Technologie ist hier empfehlenswert.

Für eine interaktive Teilnahme am Q&A empfehlen wir den Einsatz einer etablierten Telefonkonferenz. Diese sollte über das Telefonnetz anstelle von Voice-over-IP durchgeführt werden, da das Telefonnetz eine höhere Verlässlichkeit und Audioqualität bietet. Schulen Sie im Vorfeld gemeinsam mit Ihrem Telkopartner und dessen Operator die Präsentatoren, sodass diese auch auf den Ablauf der Telko vorbereitet sind. Falls die Webcast-Plattform auch das schriftliche Einreichen von Fragen ermöglicht, bereiten Sie das Management auch auf Fragen über diesen Weg vor und überlegen Sie, wie diese während des Events bearbeitet werden können.

Was Sie nach dem Event berücksichtigen müssen

Nach dem Event sollten Sie eine Aufzeichnung des Events auf der Webseite verfügbar und leicht auffindbar machbar (falls gewünscht). Das ist ein weiterer Service für Aktionäre oder Analysten, die am Tag der Veranstaltung nicht teilnehmen konnten, aber an den Inhalten interessiert sind. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch Teilnahmestatistiken auswerten. Wenn Sie feststellen, dass wichtige Stakeholder nicht teilgenommen haben, können Sie diese nochmals direkt ansprechen.

Stellen Sie fest, dass es zu gewissen Themen eine große Zahl an Rückfragen gab, so kann dies ein Indikator für Ihre zukünftige Kommunikation sein. Diese Auswertung gibt Ihnen auch für zukünftige Events hilfreiche Rückschlüsse.

Zufriedene Teilnehmer und Organisatoren

IR-Events können ein wichtiger Teil Ihres IR-Kalenders und effektiver Kontaktpunkt mit Ihren Investoren sein. Sie können aber auch eine große organisatorische Herausforderung für Ihr Team darstellen. Wenn Sie mit erfahrenen Technologieanbietern Hand in Hand arbeiten, können Sie Fallstricke vermeiden und echte Mehrwerte für Ihr Unternehmen und – das ist besonders wichtig – für Ihre Stakeholder generieren.


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