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    Bye bye Weisungschaos: So helfen Ihnen digitale Weisungsmanagement-Systeme

    Je mehr Weisungen im Unternehmen kursieren, desto schwerer fällt es Verantwortlichen und Mitarbeitern, den Überblick zu wahren. Lesen Sie, wie digitale Weisungsmanagement-Systeme Sie bei der Verwaltung und Kommunikation von Weisungen unterstützen können.

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    Wer im Unternehmen für das Erstellen, Aktualisieren und Versenden von Weisungen zuständig ist, weiss wie schwer es ist, bei der Fülle an Aufgaben und Änderungen den Überblick zu behalten. Hinzu kommt, dass für Weisungsverantwortliche oft nur mit viel Aufwand messbar ist, ob die Weisungen von den Mitarbeitern gelesen, verstanden und bestätigt wurden.

    Dabei liesse sich das Weisungs-Chaos ganz einfach vermeiden. Ein erster Schritt, um Weisungen zentral zu verwalten, ist die Einführung eines sogenannten Policy-Life-Cycles, der dabei hilft, eine Struktur für den Umgang mit Weisungen aufzubauen. Um die Policies anschliessend aber auch effizient zu verarbeiten, ist ein digitales Weisungsmanagement-System unabdingbar. Solch ein System hilft, den Überblick zu wahren und Zeit zu sparen. Wir zeigen Ihnen wie:

    1. Alle Weisungen sind zentral gespeichert

    Alle für Ihre Mitarbeiter relevanten Weisungen, aber auch Standards und Prozessdokumentationen können durch den Einsatz eines digitalen Weisungsmanagement-Tools zentral verwaltet werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick über alle vorhandenen Dokumente. Zudem können Sie Weisungen untereinander verlinken oder Kategorisierungen einfügen. Nicht nur für Weisungsverantwortliche bringt eine zentralisierte Verwaltung Vorteile. Auch Mitarbeitern wird dadurch die Suche nach relevanten Weisungen erleichtert.

    2. Ihre Prozesse zur Erstellung von Weisungen werden standardisiert

    Ein Weisungsmanagement-System standardisiert den Erstellungsprozess von Weisungen. Indem Sie Vorlagen im System hinterlegen, vereinheitlichen Sie die Struktur und das Layout aller Weisungen. Ein Rollen- und Berechtigungsmanagement vereinfacht zudem die Kollaboration aller bei der Erstellung von Weisungen beteiligten Personen (z. B. Owner, Autoren und Approver).

    3. Das Versenden von Weisungen wird zum Kinderspiel

    Ein digitales Policy-Management-Tool vereinfacht insbesondere das Versenden von Weisungen an neue oder bestehende Mitarbeiter. Hat ein Mitarbeiter die Weisung gelesen und verstanden, kann er dies ganz einfach per Mausklick bestätigen. Durch eine Anbindung an Ihr HR-System stellen Sie sicher, dass die Daten Ihrer Mitarbeiter stets aktuell sind.

    4. Sie sparen Zeit durch Automatisierung

    Weisungen manuell zu verwalten, ist zwar möglich, aber sehr zeitintensiv. Mithilfe eines Weisungsmanagement-Systems automatisieren Sie die Versionierung sowie die Archivierung von Weisungen. Ebenso können automatische Erinnerungen im System hinterlegt werden. Diese können beispielsweise an Mitarbeiter gesendet werden, die eine Weisung noch nicht gelesen und bestätigt haben. Ausserdem ist es möglich, die Verantwortlichen in regelmässigen Abständen zur Aktualisierung von Weisungen aufzufordern.

    5. Durch ein Weisungsmanagement-System wird die Effektivität von Weisungen messbar

    Mit einer Weisungsmanagement-Software können Sie per Knopfdruck vollständige und revisionssichere Berichte über die Bestätigungsrate von Weisungen erstellen. Erhöhen Sie das Verständnis Ihrer Mitarbeiter für die Weisung (und folglich die Bestätigungsrate), indem Sie zusätzliches Schulungsmaterial, wie z. B. Tutorials oder Videos im Verwaltungssystem hinterlegen.
    Ein digitales Weisungsmanagement-System unterstützt Weisungesverantwortliche bei jedem Schritt des „Policy-Life-Cycle“. Dadurch sparen Sie Zeit und verbessern die Qualität Ihres Weisungsmanagements.


    Mit dem EQS Policy Manager wird das Verwalten von Weisungen zum Kinderspiel. Erfahren Sie mehr über die Funktionen und kontaktieren Sie uns.

    CTA Schluss mit Weisungs-Chaos

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    Released:
    May 12, 2018
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    Updated:
    May 12, 2018