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    Was Unternehmen über die EU-Whistleblowing-Richtlinie wissen müssen

    Die wichtigsten Fakten zu den Rechten der Hinweisgeber, Unternehmenspflichten und den nächsten Schritten.

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    Alles auf einen Blick:


    Whistleblower brauchen Mut. Viele Menschen, die in ihren Unternehmen Missstände offen angesprochen haben, bereuen ihre Courage hinterher: Sie werden geächtet, bleiben bei Beförderungen außen vor oder verlieren gar ihre Jobs. Beispiele für solche Fälle gibt es genug.
    Nun will die Europäische Union Abhilfe schaffen. Man hat sich auf eine Richtlinie geeinigt, die ein einheitliches Schutzniveau für Whistleblower in Europa sicherstellen soll. Seit April stehen die Eckpunkte fest, nun muss die Richtlinie aber noch offiziell veröffentlicht werden. Erst dann beginnt die zweijährige Umsetzungsfrist. So lange haben die EU-Mitgliedsstaaten Zeit, die Eckpunkte der Richtlinie in eigene, nationale Gesetze zu gießen.

    Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber stehen im Fokus der EU-Direktive

    Kernelement der Richtlinie ist der Schutz von Hinweisgebern. Die wesentlichen Punkte:

    • Geschützt werden nicht nur Mitarbeiter, die Missstände melden, sondern auch Bewerber, ehemalige Mitarbeiter, Unterstützer des Hinweisgebers oder Journalisten.
    • Diese Personen sind vor Entlassungen, Degradierungen und sonstigen Diskriminierungen zu schützen.
    • Der Schutz bezieht sich lediglich auf das Melden von Missständen mit Bezug auf EU-Recht, wie etwa Steuerbetrug, Geldwäsche oder Delikte im Zusammenhang mit öffentlichen Aufträgen, Produkt- und Verkehrssicherheit, Umweltschutz, öffentlicher Gesundheit sowie Verbraucher- und Datenschutz (die EU ermuntert die nationalen Gesetzgeber jedoch, diesen Anwendungsbereich im nationalen Gesetz zu erweitern).
    • Der Hinweisgeber hat die Wahl, ob er einen Missstand zunächst intern im Unternehmen oder direkt bei der zuständigen Aufsichtsbehörde meldet. Wenn auf eine solche Meldung hin nichts geschieht oder der Hinweisgeber Grund zur Annahme hat, dass ein öffentliches Interesse besteht, kann er auch direkt an die Öffentlichkeit gehen. Geschützt ist er in jedem Fall.
    CTA Whistleblowing Report 2019

    EU nimmt Unternehmen in die Pflicht

    Mit diesen Schutzmaßnahmen will die EU sicherstellen, dass Hinweisgeber keine negativen Konsequenzen fürchten müssen. Die Richtlinie soll das Melden von Verstößen in Unternehmen fördern. Daher erlegt die EU auch den Unternehmen einige Pflichten auf:

    • Unternehmen ab 50 Mitarbeitern oder mit mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz müssen künftig geeignete interne Meldekanäle bereitstellen. Für die Unternehmen ab 250 Mitarbeitern gilt diese Pflicht voraussichtlich bereits in zwei Jahren, für Unternehmen zwischen 50 und 250 Mitarbeitern gibt es eine Übergangsfrist von weiteren zwei Jahren.
    • Hinweisgeber sollen die Möglichkeit erhalten, Meldungen entweder schriftlich über ein Online-System, einen Briefkasten oder per Postweg abzugeben und/oder mündlich per Telefonhotline oder Anrufbeantwortersystem. Auf Verlangen des Hinweisgebers soll auch ein persönliches Treffen ermöglicht werden. Bei allen Meldewegen muss die Vertraulichkeit des Whistleblowers geschützt sein.
    • Alle personenbezogenen Daten, sowohl die des Hinweisgebers als auch etwaiger beschuldigter Personen, dürfen nur DSGVO-konform verarbeitet werden.
    • Innerhalb des Unternehmens soll die „am besten geeignete“ Person zum Erhalt und Nachverfolgen der Meldungen bestimmt werden. Laut EU könnten das sein:
      • Compliance Officer
      • Personalleiter
      • Legal Counsel/Unternehmensjurist
      • Chief Financial Officer (CFO)/Finanzdirektor
      • Mitglied des Vorstands oder der Geschäftsführung

    Unternehmen können die Bearbeitung von Hinweisen auch auslagern, beispielsweise an einen Ombudsmann.

    • Innerhalb von sieben Tagen muss das Unternehmen dem Hinweisgeber bestätigen, dass seine Meldung eingegangen ist. Innerhalb von drei Monaten muss der Hinweisgeber über ergriffene Maßnahmen, den Stand der internen Ermittlung und deren Ergebnis informiert werden.
    • Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern Informationen über den unternehmensinternen Meldeprozess und über alternative Meldeweg an die zuständigen Behörden bereitstellen. Diese Informationen müssen leicht verständlich und zugänglich sein, nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für Zulieferer, Dienstleister und Geschäftspartner.
    • Alle eingegangenen Meldungen müssen sicher aufbewahrt werden, damit sie gegebenenfalls als Beweismaterial verwendbar sind.
    • Unternehmen zwischen 50 und 250 Mitarbeitern können für Erhalt und Ermittlung von Hinweisen auf „gemeinsame Ressourcen“ (also einen gemeinsamen Hinweisgeberkanal) zurückgreifen, vorausgesetzt alle beschriebenen Pflichten werden eingehalten.

    In der EU-Richtlinie sind auch Sanktionen vorgesehen. So müssen Unternehmen, die das Melden von Missständen behindern oder zu behindern versuchen, mit Strafen rechnen. Gleiches gilt, wenn Unternehmen die Identität des Hinweisgebers nicht vertraulich behandeln. Ebenso sollen Vergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower geahndet werden. Wie hoch diese Sanktionen ausfallen werden, ist Sache der nationalen Gesetzgeber.

    Wie geht es nun weiter?

    Die finale Genehmigung der Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern durch die EU-Minister wird für den 16. September 2019 erwartet. Anschließend wird die Richtlinie im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht und die zweijährige Umsetzungsfrist startet. Spätestens dann müssen deutsche Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern ihren Pflichten nachgekommen sein – zwei Jahre später auch die Unternehmen mit 50-250 Mitarbeitern.

    Es empfiehlt sich jedoch für Unternehmen, die Frist nicht auszureizen und frühzeitig aktiv zu werden. Der Whistleblowing Report 2019 zeigt, dass einige deutsche Unternehmen bereits proaktiv Meldestellen eingerichtet haben und darüber wertvolle Meldungen erhalten. So können diese Risiken frühzeitig identifizieren und Probleme ausräumen, bevor sich daraus ernsthafte Konsequenzen für den Unternehmenserfolg ergeben.

    Von höchster Bedeutung für Unternehmen ist insbesondere die Wahlfreiheit für Hinweisgeber. Findet der Whistleblower intern keine geeigneten Meldekanäle vor, wird er sich direkt an die zuständige Aufsicht oder gar die Öffentlichkeit wenden – für Unternehmen immer die schlechtere Option. Geeignete interne Meldekanäle sind deshalb unabdingbar. Diese sollten ständig verfügbar sein, eine Option auf Anonymität bieten, in den relevanten Sprachen angeboten werden, mit verständlichen Erklärtexten ausgestattet sein und von einer guten internen Kommunikationsstrategie begleitet werden.

     


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    CTA White Paper Meldekanäle


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    Released:
    August 21, 2019
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    Updated:
    August 21, 2019