Immer mehr Unternehmen installieren Mechanismen, um Compliance-Verstöße frühzeitig zu identifizieren. So soll Mitarbeitern aber auch externen Anspruchsgruppen (wie Lieferanten, Kunden oder der breiten Öffentlichkeit) die Möglichkeit gegeben werden, unethische und illegale Verhaltensweisen im Unternehmen vertraulich an eine Meldestelle zu kommunizieren.

Vor allem digitale Hinweisgebersysteme sind im Vormarsch. Wir beantworten die wichtigsten Fragen dazu:

1. Was sind die Vorteile von Hinweisgebersystemen im Allgemeinen?

Ein internes Hinweisgebersystem gilt als Frühwarnsystem zur Identifizierung und Bekämpfung von Missständen. Es ist damit Grundlage für ein erfolgreiches Risikomanagement. Hinweisgeber wenden sich dadurch zuerst an eine interne Instanz, wodurch Meldungen seltener an externe Stellen gelangen und die daraus resultierenden Reputationsschäden vermieden werden.

Hinweise von Mitarbeitenden sind das beste Mittel, um Compliance-Verstöße aufzudecken. Erfahrungswerte zeigen, dass Firmen und Organisationen rund 7 Prozent ihres jährlichen Umsatzes durch Vermögensdelikte verlieren. Durch interne Hinweise gelingt es jedoch, einen erheblichen Anteil dieser Fälle aufzudecken und dadurch finanzielle Schäden durch Compliance-Missstände zu minimieren. Dies bestätigt auch eine Studie, die wir in der Schweiz gemeinsam mit der HTW Chur durchgeführt haben: Über die Hälfte der über interne Hinweisgebersysteme eingehenden Meldungen gab Hinweise auf Compliance-relevante Missstände und Fehlverhalten.

2. Brauchen wir ein Hinweisgebersystem?

Wenn es um die Einrichtung interner Hinweisgebersysteme geht, sind die Anforderungen an Unternehmen auf der ganzen Welt in den vergangenen Jahren rapide gestiegen. In den USA sind interne Hinweisgebersysteme, die vertrauliche und anonyme Meldungen zulassen, bereits für alle börsennotierten US-Aktiengesellschaften Pflicht. In Europa gibt es keine einheitliche Lösung, die nationale Gesetzgebung fordert aber vermehrt den Einsatz von Hinweisgebersystemen. Nicht selten drohen Unternehmen hohe Geldstrafen, falls beispielsweise ein Korruptionsfall auftaucht und der Firma vorgeworfen werden kann, dass sie nicht alle erforderlichen und zumutbaren organisatorischen Vorkehrungen getroffen hat, um die Tat zu verhindern.

Auch wenn Meldesysteme noch nicht in jedem Land verpflichtend sind, so haben sie schon jetzt Vorbildcharakter. Sie stärken das Vertrauen der Mitarbeiter und externen Anspruchsgruppen (wie zum Beispiel der Lieferanten, Kunden oder der breiten Öffentlichkeit) in das Unternehmen, tragen erheblich zum Reputationsschutz bei und reduzieren unternehmerische Risiken.

3. Reicht eine telefonische Hotline?

Hotlines oder Ombudsstellen bieten keine komplette Anonymität. Da diese vielen Hinweisgebern aber wichtig ist, sollte man zusätzlich auch anonyme, digitale Meldekanäle anbieten. Bereits bestehende Anlaufstellen wie Hotlines oder Ombudsstellen lassen sich in professionelle, digitale Hinweisgebersysteme meist einfach integrieren. Unsere Software EQS INTEGRITY LINE, beispielsweise, bietet solch eine Funktion.

Der digitale Weg bietet eine einfache und sichere Form der anonymen Kontaktaufnahme und der Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Firma. Eine digitale Hinweisgebersoftware ist außerdem ein ausgezeichnetes Daten- und Risikomanagement-Tool, mit welchem Statistiken zu verschiedensten Daten erstellt werden können, zum Beispiel in welchem Land am meisten Vorfälle gemeldet werden oder welche Art von Delikten am häufigsten vorkommt.

4. Ein solches System kostet nur und bringt doch nichts?

Auswertungen in der Schweiz haben ergeben, dass eine Firma durchschnittlich rund 7 Prozent ihres Umsatzes aufgrund von Wirtschaftsdelikten wie Betrug, Unterschlagung oder Korruption verliert. Bei einem beispielhaften Umsatz von 100 Millionen Euro ergibt dies einen Verlust von 7 Millionen Euro pro Jahr.

Falls nur zehn Prozent dieser Delikte dank interner Hinweise aufgedeckt und vermieden werden, können 700.000 Euro jährlich eingespart werden. Ein internes Meldesystem kostet einen Bruchteil dieses Betrages pro Jahr. Damit zahlen sich die Einführung und der Unterhalt dieses Hinweisgeberystems mehr als aus.

5. Werden wir mit Meldungen überflutet?

Keineswegs: Unsere Erfahrungswerte zeigen, dass Sie mit einem internen Meldesystem im Jahresdurchschnitt 8 Meldungen pro 1.000 Mitarbeitende erhalten. Falls Ihre Firma 5.000 Mitarbeitende beschäftigt, müssen Sie also mit rund 40 Meldungen pro Jahr rechnen, ungefähr 3 bis 4 pro Monat.

Und es ist ja auch paradox: Idealerweise erhalten Sie als Unternehmen gar keine Meldungen. Denn das würde bedeuten, dass bei Ihnen alles richtig läuft. Gleichzeitig sollten Sie als Unternehmen alles tun, damit Meldungen Sie erreichen können: Eine entsprechende Kultur schaffen, vernünftige Kanäle in allen relevanten Sprachen anbieten, die Kanäle angemessen ins Unternehmen kommunizieren. Wenn dann immer noch keine Meldungen kommen, haben Sie alles richtig gemacht.

6. Sollen wir anonyme Meldungen zulassen?

Unbedingt. Der Nachteil bei anonymen Meldungen liegt normalerweise darin, dass keine Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und der Firma möglich ist. Das macht es schwierig, den Vorfall umfassend abzuklären – insbesondere, wenn wichtige Information fehlen, die nur durch eine Nachfrage bei der meldenden Person eingeholt werden können. Andererseits ist ein ausreichender Schutz in Form von Anonymität vielen Hinweisgebern besonders wichtig. Daher sollten sie auch anonyme Meldungen zulassen. Denn auch hier gibt es Lösungen, die trotz aller Anonymität einen Dialog zulassen.

Deshalb sollte bei der Wahl eines Hinweisgebersystems darauf geachtet werden, dass die Möglichkeit einer Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Firma auch bei anonymen Meldungen gegeben ist, um so einen besonders großen Kreis potenzieller Hinweisgeber anzusprechen.


Wie kann ein Hinweisgebersystem aussehen? Ich stelle Ihnen gerne die EQS INTEGRITY LINE vor. Senden Sie mir einfach eine Mail.