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    5 Beispiele, wie Compliance zur Zeitverschwendung wird

    Es gibt viele Möglichkeiten, wie Compliance-Maßnahmen zur großen Zeitverschwendung in Unternehmen werden können. Wir nennen 5 Beispiele, wie man es nicht macht und die Zeit aller verschwendet (und wie Sie es besser machen können).

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    Bei Compliance geht es um Ethik, Integrität und gemeinsame Werte. Aber ist es nicht widersprüchlich, all diese Elemente in einer Art Effizienzprogramm unter einen Hut zu bringen? Falsch! Es gibt viele Möglichkeiten, wie Compliance-Maßnahmen zur großen Zeitverschwendung in Unternehmen werden können. Aber nicht, wenn man es richtig macht. Denn was für jede andere Funktion im Unternehmen gilt, gilt auch im Compliance-Bereich: Man muss effizient sein, um etwas zu verändern. Wir nennen 5 Beispiele, wie man es nicht macht und die Zeit aller verschwendet (und wie Sie es besser machen können).

    1. Ihre Compliance-Abteilung hat keine Ziele

    Ihr Unternehmen hat Ziele. Sie haben Ziele. Und selbst Ihr 4-jähriges Kind hat Ziele – vielleicht nicht dieselben wie Sie, aber sie sind da. Sollten Sie also auch als Compliance-Abteilung Ziele haben? Selbstverständlich!

    Wie überall im Unternehmen sind Zeit und Ressourcen endlich. Wo liegen also Ihre Prioritäten? Sollten Sie besser das neue Antikorruptionstraining in China einführen oder ein Risikobewertungssystem für das ganze Unternehmen einrichten? Was ist wichtiger, hilft dem Unternehmen mehr und wie lange dauert die Umsetzung? Legen Sie Ihre Prioritäten fest und machen Sie einen Plan. Denn Sie können nicht alles machen, und Sie sollten das auch nicht. Was Sie jedoch tun sollten, ist Ziele festzulegen – für dieses Jahr, diesen Monat und vielleicht sogar für den heutigen Tag. Natürlich werden Sie sich nicht immer an den Plan halten können. Aber wenn Sie keine Ziele definieren, besteht die Gefahr, dass Sie immer in einer reaktiven Position bleiben und sich nicht auf das Wesentliche konzentrieren. Das ist schlecht – für Ihre Compliance-Abteilung, für Ihr Unternehmen und für Sie persönlich.

    Ziele bei Compliance-Maßnahmen

    Haben Sie schon die Ziele Ihrer Compliance-Maßnahmen definiert?

    2. Ihr Unternehmen hat die falsche Kultur

    Sie sagen jetzt vielleicht, es gibt keine „falsche” Unternehmenskultur – und da haben Sie recht. Nichtsdestotrotz hat die Unternehmenskultur wesentlichen Einfluss auf Ihre gesamten Compliance-Bemühungen. Dies bezieht sich auch auf den häufig zitierten „Tone from the top“, „Tone at the top“, oder wie auch immer man es nennen mag. Denn es läuft darauf hinaus: Wenn der Compliance-Verantwortliche versucht moralisches Verhalten, Ethik und Integrität zu fördern, und gleichzeitig der CEO die Manager anweist, 30 % Umsatzwachstum zu erreichen, egal um welchen Preis, dann haben Sie ein Problem. Keine Ihrer Compliance-Maßnahmen wird Früchte tragen, da alle Angst davor haben werden, die unrealistischen Ziele nicht zu erreichen.

    Was können Sie dagegen tun? Holen Sie die Führungskräfte mit an Bord. Diese sollten zwar eigentlich schon auf Ihrer Seite stehen, aber seien wir ehrlich, viele Führungskräfte stehen Compliance-Abteilungen noch skeptisch gegenüber. Zeigen Sie Ihnen also, wie Compliance-Management-Systeme zum Unternehmenserfolg beitragen können und fordern Sie Engagement ein. Andernfalls werden Sie sehr ineffizient in Ihrem Job sein.

    3. Sie verlieren das “Warum” aus den Augen

    Jeden Tag überfluten neue Vorschriften Ihren Schreibtisch. Gesetze ändern sich, Urteile werden gefällt. Leicht kämpft man nur noch darum, sicherzustellen, dass Ihre Organisation weiß, was gerade erlaubt ist und was nicht, um so die grundlegendste Compliance zu gewährleisten.

    Verlieren Sie aber nicht das „Warum“ aus den Augen: Warum ist es für Ihr Unternehmen wichtig regelkonform zu handeln, gemeinsame Werte zu teilen und eine Kultur zu definieren? Es geht nicht nur darum, Kästchen anzukreuzen und Dokumente zu unterschreiben. Wenn Sie kein “Warum” vermitteln, werden Kollegen die Compliance-Abteilung schnell nur noch als Spielverderber wahrnehmen, der das Unternehmen davon abhält, sein wahres Potential zu entfalten. Was Ihr Compliance-Bereich aber tatsächlich tut: Sie schaffen eine Kultur, mit der sich die Mitarbeiter identifizieren können, verhindern, dass der Ort, an dem Ihre Kollegen gerne arbeiten, in schlechten Ruf gerät und schützen Ihr Unternehmen vor Milliardenstrafen. Stellen Sie also sicher, dass dies für alle – auch für Sie selbst – klar ist.


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    Compliance Richtlinien

    In jedem Unternehmen gibt es Richtlinien, Leitfäden und Regelwerke, die niemand je gelesen hat.

    4. Sie kreieren Inhalte, die keiner liest (oder versteht)

    In jedem Unternehmen gibt es Richtlinien, Leitfäden und Regelwerke, die niemand je gesehen hat. Oder wenn sie gesehen wurden, von niemandem verstanden wurden. Beim Schreiben einer Richtlinie, haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Sie können sich so nah wie möglich an das Gesetz halten und dafür sorgen, dass sie die genauen Begriffe und Phrasen verwenden. So entsteht ein 27-seitiges Dokument und eine Menge Frust für Ihre Mitarbeiter, die kein Wort verstehen. Alternativ können Sie sich in die Menschen, für die Sie die Richtlinie schreiben, hineinversetzen und die Inhalte so leicht verständlich wie möglich verpacken. Was wird Ihrer Meinung nach mehr Wirkung haben?

    Natürlich kostet es eine Menge Zeit leicht verständliche Inhalte zu erstellen. Eine 200-seitige Abschlussarbeit zu schreiben, dauert zwar lange, ist jedoch nicht schwierig. Diese Arbeit auf die 5 wichtigsten Punkte zu reduzieren, ist hingegen eine Herausforderung. Aber es lohnt sich. Wenn Sie das nächste Mal eine Richtlinie, einen Leitfaden oder was auch immer schreiben, denken Sie hierüber nach: Wenn Ihre Mitarbeiter nur eine Information aus dem Schreiben mitnehmen, welche sollte das sein? Wenn Sie etwas Inspiration benötigen, schauen Sie sich einmal die Kleiderordnung bei General Motors an.

    5. Sie tracken die falschen (oder gar keine) KPIs

    Compliance zu messen ist schwierig. Denn wie soll man etwas wie Integrität, Verhalten oder Ethik messerbar machen, richtig? Es ist möglich! Sie müssen lediglich herausfinden, welche Kennzahlen (KPIs) für Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Ein paar Ideen:

    • Prozentsatz der Mitarbeiter, die an (noch) keiner Compliance-Schulung teilgenommen haben
    • Erfolgsquote der Mitarbeiter, die an der Schulung teilgenommen haben
    • Prozentsatz der neuen Mitarbeiter, die innerhalb der ersten 2 Wochen alle relevanten Richtlinien erhalten haben
    • Anzahl der Meldungen über Fehlverhalten, die über das Hinweisgebersystem eingingen

    All diese KPIs können in Länder, Unternehmen, Abteilungen, Kategorien, usw. unterteilt werden. Dadurch erhalten Sie ein detailliertes Bild über die Effektivität Ihres Compliance-Systems – andernfalls sind Sie blind und haben keine Idee, ob Ihre Bemühungen tatsächlich Wirkung zeigen.

    Aber dies ist nur der erste Schritt, denn es ist nicht genug, viele Zahlen zu sammeln und daraus Balken- und Tortendiagramme zu erstellen. Sie müssen aus diesen Statistiken lernen und sie weiterverfolgen: Warum ist die Erfolgsquote in einer bestimmten Abteilung schlecht? Was können Sie tun, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter alle für sie relevanten Compliance-Informationen erhalten? Warum haben Sie in einem Land 20 % mehr Meldungen von Korruptionsfällen erhalten als im vergangenen Jahr? Tun Sie etwas dagegen! Dann helfen Ihnen die KPIs auch Ihr Compliance-Management-System zu verbessern.

    Auch wenn die meisten der aufgeführten Punkte offensichtlich sein sollten – in Ihrer täglichen Arbeit ist es leicht, den Überblick zu verlieren. Erinnern Sie sich also selbst daran, worauf es wirklich ankommt und wie Sie die Effektivität Ihres Compliance-Programms maximieren können. Nur so sind Sie ein echter Gewinn für Ihr Unternehmen.

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    Released:
    July 12, 2018
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    Updated:
    July 12, 2018